ان بناء حملة الكترونية ليس صعباً، إذا واصلت الحفاظ على الخطوط العريضة التالية

كن واضحاً في اهدافك: ينبغي على حملتك الالكترونية أن تستخدم كوسيلة تكتيكية في إطار المناصرة وإستراتيجية الإتصالات.

تاكد من ان الناس الذين تود التواصل معهم لديهم بريد الكتروني ويرغبون بالحصول على المعلومات بهذه الطريقة

تعلم قدر المستطاع عن المشتركين في نشراتك، بحيث تتمكن من تخصيص رسائلك. إستخدم لغتهم، واللغة التي تمكن المشتركين من التواصل معك والتي تجذب إنتباههم وتحفزهم على العمل. إذا أردت تحفيز قراءك على العمل، كن واضحاً عما تريد أن يفعلوه.

اذا كنت تبني سمعتك او بحاجة الى عناصر لنشرتك، ارتبط بمنظمات اخرى و\او اعلن عن الفرص المشتركة

يجب ان تضع معايير واضحة للنجاح وتعرف كيفية قياسها. اذا كنت تستخدم تطبيق للنشرات الالكترونية مثل Madmimi.com فسوف تكون بحاجة لتتبع المقاييس الاساسية لمعرفة من يفتح ويقرا بريدك.

اذا لم تحصل على ردة الفعل التي تريدها، راجع المحتوى وارسل دراسة استقصائية لقرائك لتعرف ما هي المعلومات التي يبحثون عنها.

كن على إستعداد لمكافأة قرائك على أخذ الإجراءات التي طلبتها منهم، ومن المهم ان تشارك انجازاتهم ونتائجهم في حملتك

خطط لرسالتك عبر التأكد من أنها تتضمن المعلومات الاساسية عن منظمتك او مقدمة عنك قبل ارسالها (فقرة واحدة قد تفي بالغرض).

نصائح للتاكد من ان المشتركين يقرأون النشرات الالكترونية التي ترسلها

اكتب عنوانا واضحا وقويا

امنح الفرصة للمشتركين بان يتلقوا نصا بدل من HTML، حيث ان ليست كل برامج البريد الالكتروني تعرض HTML

لا تحمل رسالتك الالكترونية الكثير من النصوص والملحقت والصور الكبيرة الحجم.

خصص تحية بإسم كل مشترك بقدر الإمكان، ولكن تاكد من انه صحيح

ابق اهم المعلومات في اول الرسالة ولكن لتدفعهم للنزول لاسفل الصفحة وقراءة الرسالة كلها اضف اشياء اخرى يمكن ان تلفت انتباههم في اخر الصفحة كفرص عمل او ما يشابهه

ابق فقراتك قصيرة (3-4 اسطر) وضمنهم رابطا للمزيد من المعلومات.  واضف على معلوماتك نكهة خاصة باضافة بعض الصور من وقت لآخر

اذا كنت تستخدم مزود خدمة البريد الالكتروني، تاكد من الاحاطة بسياسة المزود من حيث ارسال كمية كبيرة من الرسائل في وقت واحد

انشاء لائحة اسماء

لن تذهب نشرتك الإلكترونية إلى أي أحد إذا لم يكن لديك لائحة الإتصالات، لذلك من الضروري ان تنشيء قاعدة بيانات لمنظمتك والتي تنظم المعلومات بناء على حاجتك. ومن ال

ضروري ان يكون لديك نظام لإضافة اشخاص جدد على اللائحة. يمكن ان تنشىء لائحة بسيطة على الايكسيل او غوغل سبريد شيت Google Docs spreadsheet، ولكن كلما كبرت لائحتك يمكنك الاتجاه نحو CRM، أو نظام ادارة علاقات العملاء مثل Sugar أو CiviCRM.

قسم او صنف جهات الاتصال الخاصة بك من خلال وضعهم في مجموعات. عل سبيل المثال، يمكنك تسمية المجموعات: الجهات المانحة، الصحفيين المحليين، الصحفيين العالميين، اعضاء مجلس الادارة، المؤسسين، المؤسسين الشباب، المؤسسين النساء،الخ.  من الجيد ان تعرف ماهية هذه المجموعات قبل ان تبدا لائحة بياناتك، ولكن في معظم الاحوال يمكنك ان تضيفهم لاحقا.

امن طريقة بحيث يمكن للناس الإشتراك بنشراتك على الانترنت او بدونه.

أعد وصفاً موجزاً لنشرتك، الى جانب تعليمات عن كيفية الإشتراك، لنشراتك التي يتم طبعها أو نشرها على الإنترنت بحيث يمكن للناس ان يقرروا إذا كانوا مهتمين بالإشتراك أم لا.

أنشيء خطة التحرير لنشرتك الالكترونية
بمجرد انك قررت ان تنشيء نشرة الكترونية عليك ان تحدد ما هو المحتوى الذي ستضمنه اياها، وتقييم الموارد لتقرر عدد المرات التي سيتم نشرها. عندما تنشأ خطة التحرير وتتبعها، فانك تخلق وجودا ثابتا في أذهان القراء، وإذا كان المحتوى تعليمي ومفيد فسوف ينتظرون بفارغ الصبر للحصول على نشرتك. خذ بعين الإعتبار أيضاً ان معظم المشتركين يودون تلقي الرسائل منك مرة واحدة في الشهر، إلا إذا كنت تعمل على حملة سريعة.

نصائح لتطوير خطة التحرير:

قرر ما هي المواضيع التي سوف تتضمنها نشرتك عبر وضع لائحة من عناوين الموضوعات الرئيسية، على سبيل المثال: اخبارنا، والحملات الحديثة، فرص تدريب الخ.

ضع الاحداث المهمة على رزنامة بحيث يمكنك الترويج لها قبل وبعد موعها المحدد.

تابع الاخبار لتواكب أحدث القصص او عناصر اخرى مرتبطة بمحتوى نشرتك وأضفها اذا كانت متعلقة بالموضوع.

ابق نصوصك قصيرة وبسيطة. لا يقرا الناس كل كلمة على الشاشة، فلذلك استعمل كلمات رئيسية لتصل الى فكرتك بسرعة.

اوجد طرق لقرائك لتمكنهم من المشاركة في منظمتك. هذا غالبا ما يتم من خلال تضمين روابط في الصفحات الخارجية، مثل مجموعة فيسبوك.

لا تقم  بالاحصاءات كثيرا لقرائك او ستكون بخطر خسارة العلاقات التي انشاتها

اذا كان لديك معلومات خاصة التي قد تهم جزء من المشتركين، قم بقسم هذه المعلومات وأرسلها كاصدار خاص، او في حالة الصحفيين، يمكنك ان ترسل الخبر الصحفي، لكنها نادرا ما تكون فكرة جيدة أن ترسل الخبر الصحفي إلى القائمة بأكملها.

متى يجب ان ارسل نشرتي الالكترونية؟

بناء على  الجدول الزمني لخطة التحرير

عندما يوجد اعلان هام او رئيسي يجب ان ينشر

عندما تظهر اخبار هامة للعلن (يرتبط هذا الموضوع عادة بالاخبار التي تتلقاها انت ومشاركيك من قنوات اخرى)

عندما تحتاج ان يقوم الناس باتخاذ الإجراءات في غضون فترة زمنية معينة

لاطلاق حملة او مبادرة جديدة

مهم جدا: لتقدم تقريرا لقرائك عن الإنجازات. تاكد من تشجيع اي مساعدة يقدمونها.